
একসাথে অনেক কিছুতে মনোযোগ দিতে গিয়ে প্রায়ই আমরা সময়মতো অফিসের কাজ শেষ করতে পারি না। অনেক সময় মনে হয়- “বাকি কলিগরা কিভাবে ফটাফট কাজ শেষ করে ফেলছে! ওদের কাছে এমন কী জাদুমন্ত্র আছে যে ওরা দুই ঘণ্টার কাজ বিশ মিনিটে শেষ করে ফেলে? আমি কি তাহলে ওদের চেয়ে কাজে খারাপ?”
আপনার কাজ করার ধরনে কিছু পরিবর্তন আনলে আপনিও পারবেন ঝটপট অফিসের কাজ শেষ করতে পারবেন।
কাজের প্রাধান্য অনুসারে লিস্ট করুনঃ- একজন ভালো কর্মচারীর সবচেয়ে বড় গুনের একটা হল প্রায়োরিটি সেট করতে পারা। আপনাকে বুঝতে হবে কোন কাজটা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সেটা আগে ধরা।অনেক সময় গুরুত্বপূর্ণ কাজটা জটিল ও সময় সাপেক্ষ হতে পারে। তখন আপনাকে বুঝে নিতে হবে কাজটিতে যথেষ্ট সময় দেওয়ার জন্য আপনি আগে সেটা করবেন নাকি ছোট খাটো কাজগুলো আগে সেরে নিবেন।
যদি কোনভাবেই গুরুত্বপূর্ণ কাজটির জন্য বাড়তি সময় ম্যানেজ না করা যায়, তাহলে আগে সেটা শেষ করে বাকিগুলো ধরুন। প্রতিদিন অফিসে ঢুকেই আপনাকে টু ডু লিস্টটা প্রায়োরিটি অনুসারে সাজাতে হবে।
বড় কাজগুলো ছোট ছোট অংশে ভাগ করুনঃ- আমাদের কাজে যখন বড় কোন কাজ আসে, যেটা আমাদের কাছে জটিল মনে হয়, তখন আমনা জেনে বা নিজের অজান্তে সেই কাজটা পিছাতে থাকি। কাজটা থেকে সারাদিন ধরে পালাতে থাকি। কিন্তু কাজটা আসলে ভয় না পেয়ে আমাদের উচিত বড় কাজকে ছোট ছোট অংশে ভাগ করে নেওয়া।
ধরুন আপনাকে সারা বছরের একটা কাজের ক্যালেন্ডার বানাতে হবে। আপনি সেটা ছোট অনেকগুলো পার্টে ভেঙ্গে সেগুলোতে ফোকাস করুন, একবারে পুরো ক্যালেন্ডারের কথা ভাবলে সব তালগোল পাকিয়ে যাবে। আগে ভাবুন আপনি প্রথম সপ্তাহের জন্য কী করবেন। একবার কাজের ছোট কোন অংশে ঢুকে গেলে বাকিটা আপনা আপনিই আপনার মধ্যে চলে আসবে। শুরু করাটাই সবচেয়ে বড় স্টেপ।
কিছু শর্ট কাট শিখে নিনঃ- অনেক সময় আমাদের মস্তিষ্ক যত তাড়াতাড়ি কোন ভাবনা ভাবে, আমাদের হাত ততো তাড়াতাড়ি সেটা লিখে নিতে পারে না। তাই নিজের টাইপিং স্পিড বাড়ান। কম্পিউটারের কিছু কমন শর্ট কাট শিখে নিন। এতে আপনার অনেক সময় বাঁচবে। এক কাজ বারবার না করে কিভাবে এই সময়টা বাঁচানো যায়, তার জন্য কী-বোর্ডের শর্ট কাট অপশনগুলোর সাথে নিজেকে অভ্যস্ত করে ফেলুন।
ব্রেক নির্ধারণ করুনঃ- টানা অনেক্ষণ কাজ করলে কাজের গুনগত মান খারাপ হয়ে যায়, আবার আমরা তাড়াতাড়ি ক্লান্তও হয়ে পড়ি। সেজন্য আমাদের একটু পর পর ছোট বিরতির প্রয়োজন। যেমন টানা দুই ঘন্টা কাজ না করে আপনি নিজেকে বলবেন আমি টানা বিশ মিনিট কাজ করবো, তারপর ৫ মিনিটের একটা ব্রেক নিব। তারপর আবার ২০ মিনিট, আবার ব্রেক। এভাবে যতক্ষণ কাজটা করবেন, ততক্ষণ আপনি কাজটায় সম্পূর্ণ মনোযোগ দিতে পারবেন।
নিজেকে সময় দিনঃ-যেকোন কাজ শুরু করার জন্য আমাদের একটা মুডে যেতে হয়। যতক্ষণ কাজের মুড আসে না, ততক্ষণ আমরা খুব সহজেই বেখেয়াল হয়ে পড়ি। তাই কাজ শুরুর আগে শান্ত হয়ে বসে নিজেকে কিছুক্ষণ সময় দেওয়া উচিত। মাত্র অল্প কয় মিনিট নিজেকে সবকিছু থেকে বিচ্ছিন্ন করে ফেলুন। তারপর মনে মনে কাজটা নিয়ে ভাবুন। এতে আপনার মনোযোগ অনেক অংশে বেড়ে যাবে।
তবে অফিসের কাজের চাপ না নিয়ে এবার নিজেকে তৈরি করুন নতুনভাবে। আশা করি আপনার অফিসের কাজ হবে একইসাথে দ্রুততার সাথে ও সার্থকভাবেও!